MS-Word und der Faxservice
MS-Word positioniert beim Ausdruck in Postscript jedes Zeichen einzeln. Somit ist das Script nicht in der Lage den String "Fax-Nr:" zu erkennen.
Um dies zu umgehen muss man Word beibringen, einen zusammenhängenden Text zu produzieren. Das Problem ist wirklich Word-spezifisch, da z.B. Excel mit dem selben Druckertreiber kein solchen "zerrissenen" Text erzeugt.
Wir können uns bei Word den Feldbefehl "DRUCK" zunutze machen, der einen beliebigen Befehlsstring an den Drucker sendet. Bei einem Postscripttreiber erscheint der angegebene Text dann unverändert in der Spooldatei und das ist ja genau das, was wir erreichen wollen. Nun würde aber der Postscriptinterpreter, in unserem Fall also Ghostscript, diesen vermeindlichen Befehl ausführen wollen, was natürlich zu einer Fehlermeldung führt. Doch zum Glück gibt es einen Postscriptbefehl, der den Interpreter anweist, bestimmte Anweisung zu ignorieren. Diese Anweisung bauen wir irgendwo am Anfang des Fax-Dokuments ein. Dazu öffnet man mit "Einfügen/Feld..." den Feld-Dialog und wählt unter der Kategorie "(Alle)" das Feld Druck aus. In der Zeile des Dialogs steht nun DRUCK. Dahinter wird folgendes eingetippt:
"/sambafax where {pop} {userdict /sambafax /cleartomark load put} ifelse"
Durch diese Anweisung werden alle weiteren Anweisungen mit "Namen" sambafax vom Postscriptinterpreter ignoriert (Sie können das im PDF 1x1 von Thomas Merz im Detail nachlesen). Damit der Text beim Ausdruck auf einem Nicht-Postscript-Drucker ebenfalls nicht ausgedruckt wird, sollte man ihn als "Verborgen" formatieren.
Als nächstes fügen wir an der Stelle an der User die Fax-Nummer eingeben
soll, ein Text-Formularfeld ein. Hierzu muß wahrscheinlich erst einmal die
entsprechende Symbolleiste "Formular" über "Ansicht/Symbolleisten/Formular"
aktiviert werden.
Nun kann mit Klick auf
an der Stelle, an der der Textcursor steht, ein Text-Formularfeld eingefügt
werden. Nun wird mit der rechten Maustaste in das Feld geklickt und der
Eigenschaften-Dialog geöffnet. Hier wird im Eingabefeld "Textmarke" der
Name "FAXNR" eingetragen.
Irgendwo danach wird ein weiteres Druck-Feld mit dem Inhalt
[ /Fax-Nr: ("xxx") sambafax
eingefügt.
Nun muß über "Extras/Optionen.../Ansicht/Feldfunktionen" die Feldfunktionen
sichtbar geschaltet werden. Die xxx im eben eingefügten Druckfeld markieren
(Doppelklick) und mit "Einfügen/Querverweis..." einen solchen auf die
Textmarke "FAXNR" einsetzen ("Als Hyperlink einfügen" ausschalten!). Im
Druckfeld sollte nun "[ /Fax-Nr: ("{REF FAXNR}") sambafax"
stehen. Dadurch wird beim Drucken der Inhalt des Formulartextfeldes,
nämlich die Faxnummer, in das Druckfeld eingefügt und gelangt somit
unverändert in die Spooldatei. Auch dieses Feld sollte als "Verborgen"
formatiert werden. Die Darstellung der Feldfunktionen kann nun wieder
ausgeschaltet werden.
Es empfielt sich, auch die anderen Eingabebereiche wie Name des Empfängers usw. auch als Formularfelder auszuführen. Hier müssen dann aber keine Druckfelder und Querverweise eingebaut werden.
Nun muß noch sichergestellt werden, dass die Faxnummer auch in das Formularfeld eingetragen werden kann. Hierzu sollte der Bereich, der das oder die Formularfelder enthält, als eigener Abschnitt definiert werden, damit nur dieser geschützt werden muß. Hierfür poositioniert man den Textcursor vor dem betreffenden Bereich und fügt über "Einfügen/Manueller Wechsel..." einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Dannach setzt man den Textcursor an das Ende des Formularbereiches und fügt auch hier einen solchen Wechsel ein.
Jetzt kann man mit "Extras/Dokument schützen..." das Dokument vor unbeabsichtigten Veränderungen schützen und die Formularfelder aktivieren. Dazu die Auswahl im Dialog auf "Formulareingabe" stellen und über "Abschnitte..." den Abschnitt mit den Formularfelder wählen.
Das so erstellte Dokument sollte als Vorlage (Dateiformat *.dot) gespeichert werden, damit Sie es immer wieder verwenden können.
Ich habe die bei MS-Word97 mitgelieferte Faxvorlage "Professionelles Fax" entsprechend bearbeitet. Sie können sie unter "Download" herunterladen.
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